Vereenvoudig uw administratief proces met deze 3 tips
Ellen Van Muylder - 26 september 2019
Een administratief proces. Wat is dit juist? Wel, dit proces wordt gedefinieerd als een opeenvolging van activiteiten dat input omzet in output. Deze inputs gaan dan over documenten of data terwijl de outputs gaan over bijvoorbeeld een betaalde factuur, een behandeld dossier, ingegeven gegevens,…
Wij staan graag even stil rond het eerste stuk van deze definitie, namelijk een opeenvolging van activiteiten. Bij vele organisaties bestaan deze activiteiten nog zeer dikwijls uit manuele handelingen die zeer tijdrovend en kostelijk zijn. Er sluipen gemakkelijk fouten in en vele handelingen zijn repetitief wat de efficiëntie en productiviteit niet bevordert. Hoog tijd dus om eens te kijken hoe dit administratief proces vereenvoudigd kan worden. Hier alvast 3 niet te missen tips.
TIP 1 Zorg voor een link tussen al uw verschillende softwarepakketten
Een kantoor werkt gemiddeld met 3 verschillende software pakketten van dikwijls evenveel leveranciers. Daarenboven praten deze pakketten niet altijd met elkaar. Zorg voor een link tussen al uw verschillende software pakketten. Dit resulteert onmiddellijk in een aanzienlijke tijdswinst dankzij:
- Het wegvallen van dubbele input van gegevens. Uw moederdatabase synchroniseert automatisch de nodige gegevens naar al uw andere databases.
- U nog maar 1 archiveringsbeweging hoeft te doen. Specifieke documenten uit uw mappenstructuur of DMS-pakket worden automatisch gesynchroniseerd naar uw andere pakketten. Zo heeft u steeds de juiste documenten ter beschikking in al uw pakketten.
TIP 2 Automatiseer bedrijfsprocessen
Bekijk processen die niet vervat zitten in uw reeds bestaande software pakketten en automatiseer deze. Denk bijvoorbeeld aan centrale document archivering, het digitaal aanleveringsproces vanuit de klant, het omzetten van facturen via factuurherkenning naar een UBL-formaat, een digitaal archief met zoekmotor via volledige tekstherkenning,….
TIP 3 Automatiseer wederkerige handelingen
Creëer nieuwe digitale en geautomatiseerde workflows die de systematisch wederkerige handelingen verminderen. Zo kan u bepaald manueel werk omzetten naar geautomatiseerde digitale stromen. Denk maar aan workflows rond bestelbonnen/zendnota’s/douanedocumenten, automatisch archiveren, taken aanmaken/afmaken, mails uitsturen, workflow rond BTW-ontvangstbevestigingen,…
Klaar om eraan te beginnen maar u weet niet meteen hoe? Contacteer COMAX, een softwarebedrijf die kantoren helpt met het verbeteren van administratieve processen.
Voor meer informatie, contacteer ons gerust via info@comax.be & via +32 3 344 90 91.
