Een bestelbon, offerte, contract op afstand laten ondertekenen (in Corona tijden)
Stefan Geelen - 6 juli 2020
U ontvangt een bestelling en wenst toch een ondertekend contract, bestelbon of offerte?
Je kan het document e-mailen naar de klant en vragen om het af te drukken, te ondertekenen en dan in te scannen en terug te mailen.
Omslachtig, denkt U? Inderdaad, U heeft hierdoor kans dat U de bestelling misloopt.
Gespecialiseerde web toepassing:
Met een gespecialiseerde web toepassing kan U op verschillende wijzen uw document digitaal laten ondertekenen.
Uw klant kan in een browser op PC, tablet, smartphone het document meteen ondertekenen. Er is geen extra software nodig.
Eenvoudig:
Bij de meeste toepassingen is het concept eenvoudig:
- Laadt je document op en bepaal waar en hoe de tegenpartij ondertekent.
- Mail de ondertekeninglink naar de ondertekenaar(s). De ondertekenaar klikt op de link en ondertekent het document.
- Het ondertekende document verschijnt in je account.
Bij de meeste toepassingen zijn er nog een heleboel opties die je leven vergemakkelijken zoals bijvoorbeeld het automatisch sturen van herinnering emails wanneer je klant na X dagen het document nog steeds niet ondertekend heeft, meerdere ondertekenaars, bepaalde velden (verplicht) invullen, enz...
Automatiseren maar:
Genereert je ERP, CRM, boekhoud- of ander pakket documenten dan kan je meestal ook een flow opzetten tussen jouw pakket en de web toepassing via een zogenaamde API.
Hierdoor wordt het mogelijk om automatisch gegenereerde documenten te laten ondertekenen (via de gespecialiseerde toepassing) en het ondertekende document op te slaan in je pakket, zonder enige manuele tussenkomst.
De ontwikkelaar van jouw pakket kan je zeker helpen bij het opzetten van de flow.
Welke gespecialiseerde toepassing kiezen?
Welke gespecialiseerde toepassing je gebruikt hangt af van wie je klanten zijn.
Zijn het vooral Belgische klanten dan kan onderteken met eID of itsme ervoor zorgen dat je bestelbon of contract sneller ondertekend wordt.
Internationale klanten kunnen ondertekenen met een TAN code verstuurd via SMS.
eIDAS wetgeving:
Onderzoek of de voorgestelde ondertekeningmethoden voldoen aan de Europese eIDAS wetgeving.
Deze waarborgt de geldigheid van alle vormen van elektronische handtekeningen in de hele Europese Unie, al kunnen er door de EG lidstaten wel bijkomende voorwaarden opgelegd worden.
Aan de slag:
Zoekt U een Belgische oplossing ? Neem dan een kijkje op OK!Sign (https://www.oksign.be).
Bij vragen helpen we U graag verder.
