Vandaag hielp ik een onderneemster bij het efficiënt beheren van haar inkomende facturen. Pffff, weer een kwartaal voorbij. Weer een BTW-aangifte nodig. En wéér die ellendige facturen verzamelen. Dat is nu voorbij!
Ze communiceert met haar boekhouder via Dropbox. Handig! Maar toch is het een gedoe om alle facturen die toekomen per mail, telkens te downloaden en in Dropbox te zetten.
We gingen aan de slag met een tool genaamd: Zapier.
We kozen voor deze automatisatie om e-mail by zapier te koppelen met Dropbox. Ze koos een specifieke naam voor het e-mailadres dat Zapier voor een groot deel zelf voorziet. Ze wees de correcte map in Dropbox aan. Zapier deed zelf de test of de automatisatie goed zou verlopen. En ze schakelde haar "zap" in.
Vanaf nu kan ze een mail, met als bijlage een inkomende factuur, doorsturen naar een specifiek e-mailadres. En Zapier zet de factuur in bijlage automatisch in het mapje in Dropbox. Klaar!
Wil je ook taken automatiseren? Contacteer me dan zeker!
Virtual Assistant Caro
