Een klantenbestand maken – Welk programma best (niet) gebruiken?

Welk programma is het meest geschikt voor je klantenbestand?

Op je computer kan je heel wat verschillende soorten documenten maken om je klantgegevens in te bewaren. En net zoals er verschillende soorten documenten zijn, zijn er ook verschillende softwareprogramma’s om die documenten aan te maken.

Aan elk soort document (en dus programma) zijn er voor- en nadelen verbonden. We zetten de meest gangbare opties op een rijtje.

Een klantenbestand maken met Word

Veel startende zelfstandigen zetten hun eerste stappen naar een klantenbestand in Word (of Writer van OpenOffice). De reden hiervoor is dat Word echt wel heel gemakkelijk is om mee te werken. Of beter gezegd: het is gemakkelijk omdat je als starter vertrouwd bent met deze software.

Voordeel van Word als klantenbestand

#1 Vertrouwdheid

Het enige voordeel om een klantenbestand met Word aan te maken is dat het een gekend programma is. Iedereen heeft er ooit al wel mee gewerkt. Je hoeft dus geen tijd te verliezen om uit te zoeken hoe je aan de slag kan gaan.

Nadelen van Word als klantenbestand

Software is één kant van de zaak. Een ander belangrijk aspect is de inhoud die je in het programma wil verwerken. Een klantbestand bestaat uit een aantal vaste gegevens die steeds terugkomen: naam, adres, telefoonnummer, enzovoort.

#1 Onhandig

# 1 In Word kan je deze gegevens wel elke keer kopiëren en plakken. En vervolgens invullen of aanpassen per klant. Maar echt handig is dat niet. Als je Word wil gebruiken om je klantgegevens bij te houden, zal je heel snel een chaotisch en onnodig lang document hebben.

#2 Lastig om uit te breiden met info

Wil je dan later ook nog eens bijvoorbeeld het e-mailadres van je klanten toevoegen, dan moet je dat bij elke klant nog eens apart toevoegen. Tijdverlies dus.

#3 Onoverzichtelijke lay-out

Werken met tabellen in Word zou een betere aanpak kunnen zijn. Maar ook hier loop je al snel op tegen problemen met lay-out die je heel eenvoudig kan vermijden door een ander programma te gebruiken.

#4 Ordenen en zoeken: een hel

Natuurlijk wil je je gegevens later snel en eenvoudig terugvinden. De ingebouwde zoekfunctie van Word kan wel helpen. Maar wat als je je lijst wil ordenen? Of gegevens van een aantal klanten wil opzoeken? Of tweemaal een Jannsens in je contactpersonen hebt?

Conclusie: Excel voor je klantenbestand gebruiken?

Excel is zeker een betere optie dan Word. Maar omdat je zulke bestanden op een computer bewaart, ben je nog steeds gebonden aan je computer. Misschien dan toch maar je klantenbestand in de cloud zetten?

 

 

Klantenbestand in de cloud bewaren

Rekening houdend met de bovenstaande nadelen, kan je ook overwegen om Excel in de cloud zetten. Hier heb je keuze zat en de meest populaire programma’s kan je bovendien gratis gebruiken tot een aantal gigabytes. We onderscheiden hier twee mogelijkheden:

• pure opslagruimte
• online rekenbladen

Je Excelbestand in de cloud bewaren

Je kan je (Excel) klantenbestand op Dropbox bewaren.

Voordeel van een online opslagruimte voor je klantenbestand

#1 Overal toegang

Met Dropbox heb je overal waar je een internetverbinding hebt toegang tot je document.

#2 Automatische synchronisatie

Bovendien kan je bestanden op Dropbox automatisch met bestanden op je computer laten synchroniseren. Wijzig je iets in het klantenbestand op je computer, dan bewaart Dropbox deze wijzigingen in de cloud.

Nadelen van Dropbox

#1 Enkel opslagruimte

Een nadeel is wel dat je nog steeds Excel en Word zelf op je toestel moet hebben geïnstalleerd om je klantenbestand te kunnen openen en/of aan te passen.

Conclusie: to dropbox or not to dropbox?

Ja, om je bestanden te bewaren.
Neen. Om je klantenbestand te maken en te beheren zijn er betere oplossingen in de cloud.

Google Docs en One Drive

Voordeel van online rekenbladen

Google Docs en One Drive van Microsoft hebben allebei kant-en-klare programma’s waarmee je je bestanden rechtstreeks in de cloud kan aanpassen. Dit is dan ook een beter alternatief dan Dropbox.

Het lijkt dan ook verleidelijk om voor deze opties te kiezen, maar ook daar is een nadeel aan verbonden.

Nadeel van online rekenbladen

Je online klantenbestand is een document dat je overal kan bekijken en bewerken. Maar uiteindelijk verlies je toch heel veel tijd omdat je al je gegevens telkens van dat bestand moet kopiëren en plakken in die documenten waarin je deze gegevens werkelijk nodig hebt. Je offertes of facturen bijvoorbeeld.

Accessdatabase als klantenbestand

Access is een programma waarmee je zelf allerhande databases kan maken. Een verleidelijke optie dus om je klantendatabase zelf in elkaar te knutselen.

Voordeel van Access voor je klantenbestand

#1 Veel mogelijkheden

Een Accessdatabase biedt tot op een bepaalde hoogte veel meer mogelijkheden dan (online of offline) rekenbladen.

Nadelen van Access voor je klantenbestand

#1 Ingewikkeld

De grootste reden waarom Access minder populair is, is omdat het veel minder intuïtief is dan Excel, of Google Drive. Je moet over redelijk wat tijd beschikken om Access te doorgronden.

Ben je gek op termen als relationele database, primary key en search queries, dan is Access waarschijnlijk wel iets voor jou.

#2 Op je computer, dus niet altijd bereikbaar

Accessdatabases als klantenbestand heeft overigens hetzelfde nadeel als Word en Excel. Je moet dit op je computer aanmaken. Computer weg = klantenbestand weg. Wil je echt voor Access gaan, schakel je best Dropbox in. Of bekijk je de volgende optie.

Conclusie: Access voor je klantenbestand?

Als je houdt van een programmeeruitdaging, je veel tijd en echt heel specifieke noden hebt, valt het te overwegen. In het andere geval kan je best kiezen voor een bestaande onlineoplossing.

Online klantenbestand software

Een online klantenbestand programma zoals CoManage combineert een aantal voordelen van de vorige opties. En voegt daar nog een paar sterke troeven aan toe.

Voordelen van CoManage als klantenbestandprogramma

#1 In de cloud

Net als Google Drive en One Drive, werkt CoManage rechtstreeks in de cloud. Je hoeft geen software te installeren en kan je klantenbestand dus rechtstreeks raadplegen en bijwerken.

#2 Automatische back-up en veilige bewaring

Je gegevens worden veilig bewaard en zijn beschermd tegen ongewenste indringers.
Dagelijks nemen we een back-up van je klantengegevens. Wakker liggen van een computercrash hoort er dus niet meer bij.

#3 Handige zoekfunctie

Gegevens van een bepaalde klant kan je in een fractie van een seconde opzoeken en ophalen.

#4 Gekoppeld aan je offertes en facturen

Jouw CoManage klantenbestand is volledig gekoppeld aan je facturatie en offertes. Hierdoor kan je met enkele klikken de meest actuele data van je klant opnemen in je commerciële bedrijfsdocumenten. Dit houdt niet enkel tijdwinst in, maar vermindert ook aanzienlijk de kans op fouten. Geen gedoe met copy/paste.

#5 Eenvoudige import en export

Heb je een klantenbestand in Excel? Dan kan je dit met een paar klikken importeren in CoManage. En heb je graag een back-up voor je Dropbox account? Dan kan je deze gegevens ook heel eenvoudig downloaden als Excelbestand.

Nadelen van CoManage als klantenbestand programma

Gebruik jij CoManage al en ondervind je nadelen? Laat ze ons weten via onze chatbox. Wij doen zoals altijd het nodige om een gepaste oplossing te vinden die aan jouw noden voldoet.

Referentie: https://blog.comanage.be/klantenbestand-maken-programma-kiezen/