Een factuur maken - Welk programma gebruik je best (niet)?

Welk programma is het beste om een factuur te maken?

Zolang je factuur geen fouten bevat, is geen enkele software op zich beter of slechter om facturen te maken.

Maar met programma’s die je niet kent, verlies je veel tijd. Daarom is het heel logisch dat je jouw eerste facturen maakt met een programma waarmee je vertrouwd bent, zoals Excel of Word.

Elke starter doet dat. Er zijn zelfs bedrijven die nog altijd zweren bij deze programma's om een factuur te maken.

En daar zijn 3 verklaringen voor:

• 1. De kans is groot dat ook op jouw computer, of laptop, al Word en Excel geïnstalleerd zijn.
• 2. Je weet al hoe je met die programma's kan werken. De drempel ligt laag.
• 3. Ten slotte is het ook mooi meegenomen dat je voor je kantoorsoftware al een licentie hebt gekocht.

Het is er, je kent het, je hebt ervoor betaald. Aan de slag dus en facturen beginnen maken...

Een factuur maken met Excel

Omdat facturen veel berekeningen bevatten, is een rekenprogramma zoals Excel, de meest logische keuze om een factuur te maken.

Excel is echter niet het enige programma. Er zijn veel alternatieven die minstens even goed zijn:

• Spreadsheets van Google. Ook handig omdat jouw facturen meteen in de cloud bewaard worden. Maar dat is voor later.
• Calc van Open Office is een uitstekend én gratis rekenprogramma.

Welke van die rekenprogramma's je ook gebruikt om jouw factuur te maken, allemaal bieden ze je dezelfde voordelen.

Voordelen van Excel om jouw facturen te maken

#1. Je hebt geen rekenmachine nodig

Excel is perfect om alle berekeningen voor jouw factuur te maken. Tabellen, kolommen en formules bieden eindeloze mogelijkheden voor automatische en foutloze berekeningen.

Van een simpele optelsom van jouw totaalprijs, tot het berekenen van btw en kortingen. Excel doet het met plezier in jouw plaats.

Het enige wat jij hoeft te doen, is ervoor te zorgen dat:

• je correcte formules gebruikt voor de berekeningen op jouw factuur
• je jouw basisgetallen correct invoert: aantallen, prijzen, btw-heffing enz.

#2. Je bent al (een beetje) vertrouwd met Excel

Excel staat heel waarschijnlijk al op je computer. Of je hebt er toegang toe via One Drive, of Google Drive. De kans is heel groot dat je Excel minstens ooit al eens geopend hebt.

Zo'n leeg document ziet er niet meteen spannend uit. Maar de kracht van rekenbladen komt echt tot uiting wanneer je bewerkingen begint uit te voeren met getallen.

Zelfs een simpele optelsom gaat veel sneller dan met een rekenmachine.

Ook al ken je nog niet alle geheimen van Excel, misschien gebruik je het wel al als programma voor jouw klantenbestand.

#3. Factuur maken in Excel mét een database

Excel kan je koppelen aan een database, zoals Access of MySQL.

De gegevens uit bijvoorbeeld je prijzendatabase, kan je importeren in jouw Excel-factuur met behulp van een Power Query .

Of je kan net zo goed je gegevens ophalen uit andere bronnen: een folder, XML-bestand, of een ander Excel-bestand.

Op die manier is het mogelijk om bijvoorbeeld:

• jouw product- of dienstomschrijvingen op te halen uit een apart Excel-bestand.
• je klantengegevens te importeren uit een apart CSV-bestand.

Er is veel mogelijk met Excel en databases. Maar je bent hier wel een tijdje zoet mee:

• de database aanmaken en onderhouden
• je factuurbestand opmaken
• de koppeling tot stand brengen
• de juiste gegevens inladen
• enz.

Wanneer je slechts enkele facturen per maand maakt, is een koppeling met een database, of andere documenten, zeker niet de snelste oplossing.

Een Excel-factuurtemplate gebruiken is in dat geval een betere oplossing.

#4. Excel-factuurtemplate om tijd te winnen

Met Excel kan je zelf templates opstellen. Je maakt dan één sjabloon voor al je facturen. Die kan je voor elke factuur opnieuw hergebruiken.

Met een sjabloon win je veel tijd. Maar ook hiervoor moet je toch al meer dan wat basiskennis hebben. Ben je niet vertrouwd met templates maken in Excel? Of heb je echt geen zin om je daarin te verdiepen?

Er is nog een snellere manier om niet telkens opnieuw jouw factuurbestand van nul te hoeven maken: copy/paste.

#5. Excel-facturen kan je razendsnel kopiëren

Excel-templates en databases koppelingen zijn nuttig. Maar waarom het jezelf moeilijk maken als het sneller kan?

• Je kopieert een bestaande factuur.
• Vervolgens plak je die in een folder op je desktop.
• Geef je nieuwe factuur een aangepaste naam, zodat je je later zeker niet vergist.
• Open je nieuwe bestand en pas alle velden van je factuur aan met de juiste gegevens voor jouw nieuwe factuur.

Deze simpele 'techniek' is nog het snelst voor kleine factuurvolumes.

Nadelen van Excel als factuurprogramma

Naast de voordelen, zijn er ook een paar serieuze nadelen verbonden aan facturen maken met Excel.

#1. Je rekenformules en getallen moeten correct zijn

Ook al kan je snel berekeningen laten uitvoeren in Excel, toch moet je elke keer dubbel controleren dat je de juiste formule(s) op jouw factuur gebruikt.

Daarnaast moet je echt zeker zijn dat je je niet vergist met je prijzen en aantallen.

• Is je klant vrijgesteld van btw?
• Gelden voor bepaalde producten of diensten andere btw-tarieven?
• Wil je deze klant korting geven? Of staat die berekening toevallig in jouw factuursjabloon of kopie van een vorige factuur?

#2. In Excel moet je altijd veel zaken manueel blijven invoeren

Naast de berekingen die voor jou uitgevoerd worden, moet je heel wat gegevens zelf invoeren en controleren:

• Je factuurnummering moet oplopend zijn. Per ongeluk een factuurnummer overslaan, of tweemaal hetzelfde factuurnummer gebruiken, moet je echt vermijden.
• De factuurdatum en vervaldatum mag je zeker niet vergeten te veranderen.
• Zijn de facturatiegegevens van jouw klant ondertussen niet veranderd?

#3. Excel is een rekenprogramma, geen opmaakprogramma

Naast een foutloos document wil je natuurlijk ook dat jouw factuur er professioneel uitziet.

En dat is met Excel soms een hel.

Op het ogenblik dat je er een pdf van wil maken om te printen, of te verzenden via e-mail, loopt het wel eens grondig mis.

• Blanco pagina’s in je factuurdocument.
• Het overzicht van je geleverde diensten of producten die rommelig gespreid worden op twee pagina’s.
• De paginanummering die niet meer klopt.
• Het formaat dat onverwacht een A5 in plaats van een A4 wordt.

Conclusie: Is Excel geschikt om een factuur te maken?

Ja, maar op een aantal vlakken scoren andere programma's veel beter, zoals bijvoorbeeld Word.

Een factuur maken met Word

Word en Excel behoren tot dezelfde softwarefamilie: Office-pakketten. Ook wel bekend als Kantoorsoftware.

Dit zijn programma's die in elk kantoor of administratieve omgeving absoluut nodig zijn. Ook als klusjesman, dakwerker, schilder, ... kan je niet zonder dit soort software(pakketten).

Als je minder vertrouwd bent met Excel, dan is Word zeker het overwegen waard om jouw facturen mee op te stellen. Of je kan natuurlijk net zo goed de tekstverwerkers van Google of OpenOffice gebruiken.

De manier waarop je je tekst kan opmaken, verschilt in deze programma's hier en daar. Maar in wezen bieden alle tekstverwerkers dezelfde voordelen.

Voordelen van Word om facturen te maken

#1. Controle over de lay-out van je factuur

Word werkt op het gebied van opmaak toch net 'iets makkelijker' dan Excel.

Je hoeft bijvoorbeeld geen kolommen en rijen hoger, lager, breder of smaller te maken. In Excel kan je dat al snel aardig wat tijd kosten.

Voor je prijzen kan je in Word een tabel aanmaken:

• ideaal om de facturatiegegevens van je klant netjes onder elkaar te zetten
• je prijsberekeningen komen netjes en overzichtelijk op jouw factuur te staan

#2. Word-factuurtemplate, of copy/paste

Net zoals met Excel hoef je niet telkens een nieuw document aan te maken.

Je kopieert een factuur die je vroeger hebt gemaakt en plakt die in een gewenste folder. En je hebt al een basisdocument om jouw nieuwe factuur te maken.

Nadeel van Word als factuurprogramma

Voor je factuur heeft Word één groot nadeel in vergelijking met Excel:

# Je moet alles zelf uitrekenen

Word is gemaakt om tekstbestanden te maken. Een factuur is echter veel meer dan een mooie opmaak en lay-out.

De belangrijkste gegevens zijn namelijk cijfers. En die moet je zelf uitrekenen en controleren als je Word gebruikt om je facturen mee te maken:

• de totaalprijs berekenen
• btw berekenen
• kortingen uitrekenen
• enz.

Conclusie: Is Word geschikt om een factuur mee te maken?

Ja. Een factuur opstellen in Word is vrij eenvoudig. Maar als je echt tijd wil winnen, dan is een combinatie met Excel een betere optie.

Excel en Word combineren om facturen te maken

Als je Excel en Word naast elkaar gebruikt, kan dat een goede oplossing zijn om ook jouw facturen te maken.

Je gebruikt het beste van de twee programma's, maar dat wil niet zeggen dat je twee aparte programma's moet kennen.

Voordelen van Word en Excel als combinatie

#1. Word en Excel werken op dezelfde manier

De manier waarop je bepaalde zaken doet in jouw bestanden, is in alle Officeprogramma's van eenzelfde software-uitgever dezelfde.

Als je bijvoorbeeld geen zin hebt om veel te klikken, kan je shortcuts gebruiken. Die zijn hetzelfde in Word, Excel, Powerpoint, ...

• Alle tekst selecteren doe je dan bijvoorbeeld met de toetsencombinatie: CTRL + A
• Kopiëren/Plakken doe je snel met de toetsencombinatie CTRL + C en vervolgens CTRL + V

#2. Snel gegevens uit Excel in Word plakken

Het is heel eenvoudig om teksten, afbeeldingen, tabellen van een programma te kopiëren in een ander programma.

• De prijzentabel uit je Excel-bestand kan je bijvoorbeeld snel in je Word-factuur plakken.
• Nog even de lay-out en het lettertype aanpassen.
• Opslaan en exporteren als een PDF die er goed uitziet.
• En dan verzenden per post of e-mail.

Dankzij Word en Excel heb je snel een factuur gemaakt.

Maar daarmee is het helaas niet afgelopen ...

Nadelen van Word en Excel gebruiken voor je factuur

De combo Excel-Word heeft twee grote nadelen.

#1. Twee programma's voor één bestand

Uiteindelijk blijf je twee programma's gebruiken om één document op te maken. Logisch is dat niet. Maar met kantoorsoftware heb je weinig keuze:

• Ofwel neem je jouw tijd om een factuurexpert te worden in Excel én Word.
• Ofwel neem je vrede met tijdverlies bij het uitrekenen, manueel invullen, controleren en opmaken van je facturen.

Maar zelfs in beide gevallen blijf je met een veel grotere uitdaging zitten dan een factuur maken:

Een factuur die gemaakt is, is nog niet betaald en verwerkt.

#2. De organisatie van je facturen is extra werk

Je moet je factuur opvolgen en ervoor zorgen dat je openstaande facturen betaald worden.

Met de regelmaat van de klok moet je jouw facturen ook aan je boekhouder, of de btw-administratie bezorgen.
Tenzij jouw boekhouder digitaal werkt, moet je jouw facturen met andere woorden overzichtelijk ordenen. In de cloud bijvoorbeeld...

Conclusie: Word en Excel combineren voor jouw facturen?

Word en Excel samen zijn krachtig genoeg om facturen te maken. Het gaat niet altijd razendsnel, maar voor een paar facturen lukt het nog wel.

Je facturen in de cloud opslaan en ordenen

Je maakt waarschijnlijk al volop gebruik van cloudopslagdiensten om je foto's of tekstdocumenten te bewaren.

Sommige van die diensten bieden je zelfs de mogelijkheid om jouw facturen rechtstreeks met een tekstverwerker en rekenblad in de cloud te maken.

• Google Drive
• Microsoft One Drive
• Dropbox: die kan je koppelen aan de programma's van Microsoft, of Google Drive.

Je facturen in de cloud opstellen en bewaren heeft zo zijn voordelen.

Voordelen van je facturen bewaren op het internet

#1. Geen IT-kennis nodig

Je hoeft geen informaticaspecialist te zijn om te kunnen genieten van cloudopslag. Als je jouw factuur rechtstreeks maakt met onlinekantoorsoftware, worden jouw documenten automatisch opgeslagen op een server.

Daarnaast kan je voor elke back-updienst voor clouddocumenten ook een programma downloaden, installeren en instellen zodat er ook een automatische back-up van de documenten van jouw computer genomen wordt.

#2. Een back-up van je facturen kan nooit kwaad

De cloud als opslagruimte is een veel veiligere plaats om jouw documenten te bewaren dan je computer. Als die laatste crasht, of gehackt wordt, ben je namelijk alles kwijt.

#3. Overal en altijd toegang tot je facturen

Overal waar je internet hebt, heb je toegang tot jouw online harde schijf. Je hoeft je laptop maar met het internet te verbinden tijdens je vakantie en je hebt toegang tot al jouw facturen.

Wil je dat ook met je smartphone? Dan moet je een app van de cloudopslagdienst installeren. Maar dat is een kleine moeite.

Nadelen van onlinekantoorsoftware voor jouw bedrijfsadministratie

One Drive, Google Drive en Dropbox zijn handig. Maar voor jouw facturen schieten ze op een heel belangrijk punt echt tekort.

#1. Het overzicht van jouw adminstratie is zoek

Bij cloudopslag organiseer je jouw documenten zoals op je computer. Je zet je documenten in folders of subfolders. Of subsubsubsubfolders:

• Je kan dan een folder hebben met 'Facturen'.
• In de folder kan je een aparte folder maken voor jouw facturen van elk jaar.
• Dat kan je dan ook nog eens per kwartaal, maand opsplitsen.
• Je kan zelfs je betaalde en openstaande facturen in een aparte folder zetten. Wanneer een factuur dan betaald is, kan je die verplaatsen naar de folder ‘Betaald’.

Op die manier weet je waar je welke factuur kan terugvinden. Maar daarmee houdt het op.

Een overzicht heb je niet.

Tenzij je hiervoor weer een apart Excel-bestand maakt en alle gegevens van elke factuur hierin plakt: vervaldatum, totaalsom, btw,...

Maar lijkt dat niet verdacht veel op dubbel werk?

Conclusie: Je facturen in de cloud bewaren en organiseren?

Een back-up hebben van je facturen is altijd een goed idee. Cloudopslag biedt hiervoor een gemakkelijke en betaalbare oplossing. Maar op het gebied van overzicht en organisatie van je bedrijfsadministratie schieten alle oplossingen op dat gebied tekort.

Een factuur maken met facturatiesoftware

Naast kantoorprogramma’s bestaat er ook software die speciaal gemaakt is om facturen te maken. CoManage bijvoorbeeld.

Hierin worden alle voordelen van Word, Excel en cloudopslag gecombineerd in één programma.

Tegelijkertijd behoren alle nadelen van Word, Excel en Cloudopslag voorgoed tot het verleden.

Voordelen van CoManage als facturatiesoftware

#1. Je hoeft geen software te installeren

Net als Word en Excel, werkt Comanage volledig in de cloud.

Dat wil zeggen dat:

• je geen software hoeft te installeren op jouw computer
• je jouw facturen veilig in de cloud kan maken en bewaren
• van jouw facturen automatisch een back-up gemaakt wordt
• je overal en altijd toegang hebt tot je facturatie

#2. Al je facturen op één overzichtelijke plaats

Je kan het overzicht van al jouw facturen op één plaats terugvinden.

Alle facturatiegegevens worden automatisch getoond zonder dat je hiervoor zelf iets hoeft te doen, of een apart bestand hoeft aan te maken en telkens te updaten.

Je verliest geen tijd met folders aan te maken en te organiseren. Alle facturen staan netjes onder elkaar, met de belangrijkste gegevens: datum, klant, bedrag, betalingsstatus, ...

Wil je facturen van een bepaalde periode snel terugvinden? Dan kan je jouw facturen filteren op jaartal, kwartaal of maand.

Of op betaalstatus. Altijd handig om je facturen goed te kunnen opvolgen.

#3. Layout én rekenmachine in een programma

In CoManage kan je ook factuurtemplates gebruiken. Je hoeft je logo maar eenmaal te uploaden, je factuursjabloon te kiezen en die wordt dan gebruikt voor elke factuur die je daarna maakt.

Of je kan met een knop een factuur kopiëren en vervolgens aanpassen aan jouw wensen.

Berekeningen gebeuren automatisch.

• Wil je een standaard btw-bedrag instellen? Dat kan.
• Wil je de btw per product of dienst apart instellen? Het kan.
• Wil je een factuur maken zonder btw? Dan moet je enkel de btw voor die factuur uitklikken.

Maar het meest handige is natuurlijk dat al jouw totalen, kortingen, btw, ... voor jouw factuur uitgerekend wordt zonder dat je zelf de rekenformules moet aanmaken, testen en controleren.

#4. PDF: factuur en verzenden met 1 knop

Van je factuur kan je met een knop een PDF maken.

Die kan je ofwel eerst nog eens nakijken. Of als je dat wil, kan je die ook meteen verzenden vanuit CoManage.

Verzend je liever facturen per e-mail of per post? Dan kan je de factuur downloaden. De lay-out is altijd een A4 zonder dat je hieraan verder hoeft te sleutelen.

Of wil je jouw factuur in een digitaal formaat dat ingelezen en verwerkt kan worden door de software van je boekhouder? Ook dat is mogelijk.

#5. Ook voor je offertes

Naast facturen kan je met CoManage ook je offertes opmaken, verzenden en opvolgen. Meer informatie hierover vind je hier.

Keurt een klant jouw offerte goed? Dan maak je met een knop een factuur van je offerte.

#6. Jouw klantenbestand is al ingebouwd

Je klantendatabase is een standaardonderdeel van CoManage. Je hebt dus geen extra programma nodig.

Wil je een factuur maken voor een bepaalde klant? Dan kan je de gegevens snel opzoeken en met een klik op je factuur zetten.

#7 Een onlineprogramma om een factuur te maken

Met dit programma kan je elke maand onbeperkt facturen maken en verzenden. Voor starters, freelancers en zelfstandigen in bijberoep is het een uiterst betaalbare oplossing.

Nadelen van CoManage als facturatiesoftware

CoManage is gebruiksklaar en gebruiksvriendelijk. Maar het is natuurlijk net iets anders dan werken in Word of Excel. In het begin is het misschien soms even zoeken.

Maar we staan klaar om al jouw vragen via chat meteen te beantwoorden.

Conclusie: Met welk programma kan je best jouw factuur maken?

Word en Excel zijn goede programma's om facturen te maken. Maar ze zijn hier eigenlijk niet voor gemaakt.

De tijd die je wint door jouw eerste facturen te maken met gekende kantoorsoftware, verlies je naderhand volledig:

• bij de opvolging en organisatie van je factuuradministratie
• bij elke volgende factuur die je maakt met Word en/of Excel

Zelfs op korte termijn is het daarom verstandiger om te kiezen voor software die speciaal gemaakt is om facturen te maken.

De weinige tijd die je in het begin besteedt om bijvoorbeeld CoManage te ontdekken, win je bij elke volgende factuur die je maakt, dubbel terug.

Referentie: https://blog.comanage.be/factuur-maken-programma-kiezen