De hele wereld is nu digitaal aan het werken en we communiceren de hele dag via applicaties zoals Slack en Microsoft Teams. De belofte is dat die connecties ons ook productiever zouden maken. Dat we eindelijk efficiënt teamwerk kunnen doen. Dat alles nu veel vlotter zal gaan. Maar voelt het soms niet alsof er juist meer chaos is?
Iedereen kan nu aan je mouw trekken, iedereen wil meetings inplannen, en alles komt direct binnen. Als je dat gevoel herkent, begrijp je de belangrijkste valkuil van communicatieplatformen zoals Teams en Slack.
Je beste werk gebeurt in flow
Kan je je herinneren wanneer je nog eens écht productief was? Wanneer alles leek vlot vooruit te gaan, er creatieve ideeën kwamen en je misschien zelfs je gevoel van tijd verloor?
Waarschijnlijk was je dan in flow. Dat is hoe wetenschappers de mentale toestand noemen wanneer je op je best bent. Je bent gefocust op één uitdagende taak maar je weet ook wat te doen. De rest van de wereld gaat even naar de achtergrond en je bent volledig geabsorbeerd in dit moment.
Wanneer mensen in flow zijn, voelen ze zich beter en produceren ze beter werk. Maar er is één cruciale voorwaarde waar vandaag op de werkplaats veel te weinig aandacht wordt aan besteed.
Real-time communicatie breekt focus af
Je hebt even tijd nodig om in flow te kunnen komen. Elke afleiding is een "reset" waardoor je interne flow-klok opnieuw moet beginnen tellen dus als je de rest van de wereld toestemming geeft om je op elk moment te onderbreken, kan het wel eens moeilijk worden.
Het is zeker waar dat Slack teams dichter bij elkaar brengt. En ook in Teams kunnen mensen veel gemakkelijker en vlotter communiceren. En natuurlijk is communicatie cruciaal. Maar de manier van communiceren maakt het verschil tussen meer afleiding en meer productief werk. Laten we eens kijken hoe dat komt.
Het hele team moet "mee" zijn
Apps voor real-time communicatie in bedrijven verzamelen alle gesprekken van een team (of rond een onderwerp) op één plek. Omdat je zo snel kan communiceren, zijn dat eerder chat-gesprekken dan lange e-mail-essays.
Op het eerste zicht een goed idee, maar wat met de teamleden die geconcentreerd bezig zijn en niet meteen meevolgen? Ze missen de discussie en komen later terug in een Slack-kanaal met honderden nieuwe chatberichten over verschillende onderwerpen door elkaar. Er is geen enkele manier om gemakkelijk mee te zijn met wat er is beslist, je kan alleen maar naar boven scrollen en het hele gesprek nalezen.
Wat hadden we nu ook weer gezegd?
Dit kan ook een probleem voor de toekomst zijn. Hoe ga je opzoeken waarom je het nu net zó hebt beslist 6 maanden geleden? Omdat we dit zien als een chat, is het iets dat snel verdwijnt uit je bewustzijn en moeilijk is om achteraf te lezen.
De mogelijkheid om snel in de archieven te zoeken wordt duidelijk geadverteerd maar ga je écht gemakkelijk vinden wat je zoekt tussen de hopen aan "ok is goed" en "ik zou toch dat eerste doen"?
Real-time communicatie is soms echt nodig, maar meestal moedigt het te veel aan tot gesprekken waar je zonder context niets van begrijpt.
Hoe je de productiviteit terug in handen kan nemen
Om goed (en gelukkig!) te werken, zijn er maar een paar belangrijke principes die je moet kennen. Eén haalden we daarnet al boven, dat je je beste werk levert wanneer je sterk gefocust bent op één taak. Eens je die kent, is het kwestie van ze te bewaken en consequent toe te passen.
In dit geval is het kwestie van de tools die we hebben juist te gebruiken. Er zijn alternatieven zoals Twist die door een beter ontwerp van hun interface focus promoten, maar je kan ook beter leren omgaan met Teams en Slack.
Verkies asynchrone communicatie. Asynchroon betekent simpelweg dat je niet meteen een antwoord verwacht. Stuur een berichtje en laat de ontvanger er op zijn eigen tijd op reageren. Deze tools geven je altijd de mogelijkheid om een "prioriteit" aan een bericht te hangen zodat het duidelijk is als er toch een noodgeval is.
Organiseer je gesprekken strikt. Zowel in Slack als in Teams kan je "threads" starten. Die features zijn specifiek toegevoegd om de problemen die ik hierboven aanhaalde, toch een beetje te verbeteren. Zorg dat elke thread een duidelijk onderwerp heeft (en zet het liefst in de titel).
Schrijf lange antwoorden. Als je later terug wil kijken naar de gesprekken, gaan lange antwoorden altijd nuttiger zijn omdat ze genuanceerd en compleet zijn. Je hebt veel minder context nodig om alles te begrijpen, dus de gesprekken die je voert zijn eigenlijk "automatische documentatie."
Laat het programma gesloten. Je hoeft gewoon niet altijd "ingeplugd" te zijn. Eén of twee keer per dag nieuwe berichtjes lezen en antwoorden is vaak genoeg. Ik weet dat dat eng klinkt ("wat als ik iets mis?!") maar de voordelen wegen écht af tegenover de nadelen. Als er een noodgeval is, komt het wel tot bij jou.
Met deze tips ben je gewapend om, zelfs wanneer je thuis werkt, productief te zijn én je dan nog eens beter te voelen tegelijkertijd. Want als er minder chaos is, als je geen duizend dingen tegelijkertijd doet, is het gewoon kalmer en aangenamer. Dan kan je 's avonds gewoon je ogen sluiten, werk vergeten en genieten van je welverdiende nachtrust.
Je volgende stap
Ik blijf content zoals dit posten op m'n YouTube-kanaal, en als je gestructureerd wil beginnen leren hoe je het onderste uit de kan haalt van je productiviteit is m'n online cursus Nie Normaal Digitaal misschien wel iets voor jou!
