8 tips om te digitaliseren, tijd te besparen en efficiënt te werken

1. Ga op zoek naar de pijnpunten

Zoek het niet te ver en vraag naar feedback bij collega’s. Vaak krijg je te horen dat een systeem traag werkt of misschien is er nood aan functionaliteiten die niet aanwezig zijn in bepaalde tools. Zou het niet handig zijn als we een tool hadden die …? Ik verlies veel tijd met… Na je vragenronde heb je ongetwijfeld een lange waslijst met ideeën.

2. Gebruik je ERP-systeem niet voor alles

Het ERP-systeem is meestal het centrale systeem binnen een organisatie dat intensief gebruikt wordt, maar je ERP dekt niet altijd alle functionaliteiten die nodig zijn, of toch niet op de meest efficiënte manier. Denk bijvoorbeeld eens aan PIM-software (product information management) indien je over veel producten beschikt of een ticketingsysteem om problemen makkelijk te kunnen opvolgen. Deze functionaliteiten zijn vaak beschikbaar in het bestaande ERP-systeem, maar hebben niet altijd de meest gebruiksvriendelijke interface.

3. Goede afspraken en documentatie

Collega X heeft zelf initiatief genomen om zijn taken te automatiseren. Top! Dit gebeurt bijvoorbeeld in de vorm van een Excel-file. Zo’n initiatieven zijn fantastisch, maar er moeten afspraken rond gemaakt worden. Wat als niemand anders weet heeft van deze handige hulpmiddelen? Collega Y kan evengoed iets gelijkaardigs op poten zetten of collega X valt plots uit en niemand kan zijn taken efficiënt uitvoeren. Je kan best op voorhand goede afspraken maken over waar zo’n initiatieven gedocumenteerd en gedeeld moeten worden met iedereen.

4. Vermijd informatiesilo’s

Stel: je schaft nieuwe software of SAAS (software as a service) aan, maar deze tool kan niet communiceren met andere tools binnen het bedrijf. Of je investeerde in een platform dat extra informatie van klanten kan bijhouden, maar er is geen enkele koppeling vanaf je ERP naar het nieuwe platform. Het kan ook omgekeerd, wanneer je waardevolle data uit het nieuwe platform wil gebruiken om analyses te doen. Als er geen mogelijkheid is om data te exporteren dan spreken we over een informatiesilo. Je leverancier heeft bovendien alle controle over jouw waardevolle data.

5. Zoek manieren om nieuwe data te bekomen

Data zorgt voor inzichten. Stel dat je meer relevante data hebt en dus slimmere inzichten kan verwerven dan je concurrenten. Dan heb je een groot concurrentieel voordeel. Zorg bijvoorbeeld voor gedetailleerde logging op je website. Wanneer klanten kunnen inloggen op je website en je beschikt over gedetailleerde logging dan kan je perfect weten waar deze klant in geïntereseerd is, welke functionaliteiten of pagina’s het meest gebruikt worden, welke problemen zich voordoen… Door deze data te analyseren kom je bijvoorbeeld te weten dat een klant interesse heeft in een product, maar nog niet niet is overgegaan tot een aankoop. Koppel dit aan gepersonaliseerde marketing en je hebt nieuwe mogelijkheden om je verkoop te verhogen.

Nieuwe tools brengen nieuwe data met zich mee. Stel dat je investeert in een nieuw ticketingsysteem en ieder ticket is gekoppeld aan een dienst of product. Voorheen kom je de meest problematische producten of diensten identificeren op het gevoel, maar nu beschik je over de cijfers en percentages. Bovendien krijg je nieuwe inzichten waar je voorheen nooit over nagedacht hebt. Hoeveel tijd wordt er gestopt ik de support van een bepaalde dienst of product?

6. Organiseer een workshop

Je hebt reeds feedback verzameld van collega’s over de huidige digitale werking van het bedrijf en je beschikt over een lange verlanglijst met ideeën en opmerkingen. Je kan vervolgens een workshop organiseren met als doel de meest belangrijke items uit de lijst te identificeren. Samen met een select groepje collega’s ken je scores toe aan ieder item op de lijst. Op basis van enkele criteria (ROI, ingeschatte kostprijs, meerwaarde voor de klant, meerwaarde voor andere collega’s…) kan je een score geven van bijvoorbeeld één tot vijf per item. Er zullen ongetwijfeld verrassingen staan in je top vijf.

7. Maak een gedetailleerd plan

Het is duidelijk welke projecten eerst uitgevoerd moeten worden. Selecteer diegene die haalbaar lijken om in het komende jaar uit te voeren. Indien jij niet verantwoordelijk bent voor de digitalisering van het bedrijf, stel dan iemand aan en werk met een vast budget voor het komende jaar. Na het contacteren van leveranciers of het inschatten van de te tijd die zal nodig zijn, zal je een beter zicht hebben op de kostprijs en zullen projecten of items geschrapt of toegevoegd kunnen worden aan het plan. De workshop zorgde eerder voor een algemeen idee of visie waar je naartoe wil. Een gedetailleerd plan zorgt ervoor dat er schot in de zaak komt.

8. Bestaande software of maatwerk?

Afhankelijk van het probleem of het bedrijfsproces dat je wil digitaliseren of optimaliseren zal je nood hebben aan een bestaande tool of een applicatie op maat. Begin met het oplijsten van de functionaliteiten die aanwezig moeten zijn in de tool en kijk naar bestaande tools. In sommige gevallen zal je er heel veel vinden. De lijst met benodigde functionaliteiten zorgt ervoor dat je er heel wat kan schrappen die niet in aanmerking komen. Kan je geen pakket vinden met je specifieke wensen? Dan is een applicatie op maat de juiste oplossing. Een applicatie op maat is efficiënter en heeft geen licentiekost. Wanneer je de afweging maakt tussen een bestaand pakket en maatwerk denk dan ook aan het volgende: de kostprijs van een bestaand pakket is de implementatiekost van de leverancier plus de jaarlijkse licentiekost. Vergelijk de implementatiekost plus de licentiekost van het aantal jaar dat je de tool wil gebruiken met de kostprijs van de applicatie op maat plus de onderhoudskost die het softwarebedrijf voorziet.

En dan nu... tijd om actie te ondernemen!